2．
写作摘要的时态用一般现在时，因为报告正在写作中。如 “This report shows...”属于正确表达，而“This report will show...”则不妥。
3．
摘要中无需引用具体数据。可用 “by and large / the vast majority / only a few”等表达大概的数据或趋势。
（二）标题（Title）
标题应尽可能概括报告的内容，因为它是整篇报告的信息浓缩，而且标题应该准确、客观，不应像报刊的文章标题那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。此外，标题应该是名词短语或动名词短语。
（三）导言（Introduction/ Terms of Reference）
在导言部分，简要说明报告的写作背景和主旨。此外，还应该注明报告是提交给何人、何时提交的。如果是事件调查报告应首先说明事件的经过，包括事件发生的日期、时间、地点、情况叙述等。以下是导言部分写作的常见句型。
1．The report examines / explains...
2．The purpose of this report is to... investigate / evaluate / study...
3．The objective of this report is to... recommend / analyze / give...
4．The aim of this report is to... estimate / assess...
5．Enclosed is a report about...
（四）材料收集方法（Methodology / Proceedings）
这部分应说明收集信息或资料的方法和步骤。在报告中注明、提供这一信息可以增强报告的真实性和客观性，尤其是意见调查报告。当然并不是所有的报告都需要收集资料，因此，并非每一种报告都需要提供这部分内容。这部分内容在整篇报告所占篇幅较短，可以写成一个段落。以下是该部分写作的常见句型。
1．A sample of workers was individually asked for their opinions.
2．A questionnaire was completed by those who were surveyed in this project.
3．The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers. （五）调查结果（Findings）
这部分是报告建议的依据，其内容应当准确无误，结构清晰，语言流畅。这部分内容的每一个段落都应当有一个明确的主题句，一般放在段首，这样便于读者摄取这部分的信息。以下是主题句写作的常见句型。
1．The findings of the investigation indicate that...
2．It was proposed / found / felt / discovered that...
3．It was generally the case that...
（六）结论（Conclusions）
结论部分是写报告的人在报告调查结果的基础上对调查结果进行的总结和解释。同一个调查结果会因为撰写者的不同而得出不同的结论，但这部分不应当包括报告前文中没有提到的新的信息。
（七）建议（Recommendations）
建议往往是许多商务报告写作的最重要的部分。一份报告的有效程度常常取决于报告中所提供的建议质量的高低。建议部分的主要内容为报告撰写人在经过充分的论证后认为应当采取的措施或行动。报告人有时也会描述采取措施后可能出现的结果。
（八）附录（Appendices）
正式的商务报告为了增强报告的说服力或真实性往往会有一些附加材料，因其篇幅较长不宜放在报告当中，只能选择放在附录中。这部分内容可能包括图表、统计数据、实验室报告、问卷调查等。当然，若无此需要则不需增加附录部分。
五、书写报告的准备工作及书写步骤
在撰写报告之前，应做好充分的准备。因此，撰写者不妨先回答以下几个问题。
1．报告的目的：为什么写这份报告？
每份报告都要先确定报告的宗旨或目标。衡量报告成功与否的标准就是看这些确定的目标能否达到。宗旨或目标也可以被认为是“目的”，你不妨自问：“我的目的是什么 ?”，是介绍信息、传授知识、销售商品，还是激励或说服观众？事实上，一份报告可能不止一个目的。我们可以从另一个角度来描述报告的目的，即报告的结果是为了解决问题。比如一家公司打算迁到另一个地区，此时可通过说明关于迁址的好处和过程的报告来解决雇员们的问题，减轻他们对突然被迫搬家或辞职的忧虑。
2．
报告的接收对象：谁是报告的读者？他（们）知道什么信息？他（们）需要什么信息？
3．报告的素材：撰写这份报告需要收集哪些信息？到哪里去收集这些信息？
4．
报告的结构：如何构思报告？如何做到结构清晰，便于读者阅读？是否需要自己设计报告的格式还是公司有现成的格式可以参照？
5．报告的写作期限：报告须何时上交？
事实上，在报告中，几乎任何你想要交流的内容都带有一定程度的劝说成分。如果你想要听众接受你和你的观点，那么就必须做好准备——既要做好自身的准备，又要做好报告内容的准备。你所树立的形象能帮助你达到自己所希望的效果。回答完以上问题后，可以按照以下四个步骤进行运作。
1．收集信息（ Collecting information）：收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟通或电话沟通获取信息等；书面形式指的是用办公室便函（ Memos）、电子邮件（Emails）、问卷调查（ Questionnaires）等方式向公司内部或外部索取信息。此外，查阅公司的相关材料（如产品目录、价格单等）也属于书面收集信息形式。
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