2．
问候语。电子邮件正文的开头应写上一句问候语，其作用是可以缩短感情距离，增加亲切感和诚意。一句亲切、热忱的问候语，使相距万里的发信人与收信人顿时成为近在咫尺的好朋友，不仅能亲切诚恳相待，而且有利于合作事宜的进展。
3．
导语。电子邮件的导语是电子邮件的第一段或第一句中应突出的昀重要、昀吸引人的内容。导语写得如何，关系到这一封电子邮件能否抓住读者的注意力，能否被收信人读完，能否被重视并保存下来，是否被认为是垃圾而被立即删除。导语要言简意赅，把昀重要的信息或结论说清楚。如：“刘光明博士已被任命为开发部主任，将在下午的会议上与同
事见面并重新部署工作。”后文可介绍刘博士的简历和工作状况。
4．主体内容。电子邮件的主体内容应按其重要性的主次排序分为：重要信息！次重要信息!不重要信息 !昀不重要信息。这种“倒金字塔”式的排列方式，适用于各类忙闲人士阅读。如果工作忙，就只读前面的重要信息；如果时间宽余，则可细读完邮件，以免因忙碌就不分青红皂白地将重要的和非重要的信息一并删除。
书写电子邮件的重要内容时，应用短句子。短句子易写、易读、易懂，而长句子往往容易淹没主题思想。邮件主体内容一般不要超过三个重点。
电子邮件的主体内容中，可用不同字体、符号或颜色等来区分内容的主次。电子邮件主体内容的用词语态应是主动语态。这样不仅能保证电子邮件简短易读，而且使邮件前后的内容紧凑，更有活力。例如：“凡不遵守学校校纪校规的学生都在不同程度上受到了学校有关部门的批评”，应改为：“学校有关部门批评了违犯校纪校规的学生”。
5．署名。署名表明发信人在这封电子邮件中的身份，同时也表示此条信息的结束，以免收信人在阅读邮件时无限制地拉动滚动条。署名可以是文字或文字加图案。但署名图案应与所发信息相称，并为收信人知晓。
（三）商务电子邮件一般写作原则
在撰写商务电子邮件时应确保邮件信息明了（ Clear）、内容完整（ Complete）、准确无误（Correct）、简明扼要（Concise）、礼貌周到（ Courteous），简称“ 5C”原则。具体内容如下所示。
1．
信息明了。邮件要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，让收信人看了信后不会误解写信人的意图，尽量做到开门见山，直入正题。
2．
内容完整。邮件的内容应力求完整全面，提供读者所需的所有信息。若是邮件的回函，需回答来信中所提出的所有问题。
3．
准确无误。正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述得正确，不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如： majority，ASAP等，以免引起不必要的纠纷。
4．
简明扼要。许多商人都认为简洁是商务写作中昀重要的原则。一封拖沓冗长、措词复杂的书信不仅写起来费时，对方阅读更浪费时间，有时甚至看不懂。故撰写商业信件时要避免啰唆，用尽可能少的简单的文字，完整、清楚地表达需要表达的意思。
5．
礼貌周到。写邮件时要注意礼节，语气要真诚、善解人意以及考虑周全，不要盛气凌人，避免使用冒犯、伤害、贬低的短语，如： “your neglectful attitude / impatience / we deny your claim”等；为了做到礼貌得体，应多使用诸如“please”, “your kind inquiry”, “I would appreciate it if you would…”等短语。
三、电子会议
（一）释义
从计算机技术角度讲，电子会议是指通过终端与网络，使身处异地的与会者可以就同一议题参与讨论，相互之间不仅可以听到发言者的声音而且还可以看到发言者的图像及背景（同时还可以交流有关该议题的数据、文字、图表等信息，因而与会者可获得比电话会议丰富得多的各种信息）。随着超大规模集成电路和计算机技术的发展，集计算机的交互性、网络的分布性和多媒体信息的同步性为一体的多媒体会议电视系统突破了计算机、通信、电视等传统界限，为人们提供了全新的交互服务。
（二）电子会议形式
1．
视频会议。视频会议支持两人或多人之间的视频通信。传统视频会议的实现往往需要利用大量（不同的）设备，从作为个人计算机附属设备的摄像头到基于电视监视器或体积更大的器件所构成的设备，这些设备称为终端。视频会议是指可能处于不同国家或不同楼宇之间的两人或多人之间的远程可视会议通信。
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