如果收信人与你早已熟识，除业务关系密切之外还有一定私交，则可以在后面直呼其名，例如：Dear Jack; Dear Mark等。
如果只是认识对方但没有太多私交，可用 Dear Mr. 后接其姓氏，例如： Dear Mr. Williams; Dear Ms. Green等。Miss用于未婚女性， Ms.则不论婚否都可使用，不知收信人婚姻状况时，用 Ms.比较妥当。
如果不知收信人的姓名，可以通称为 Dear Sir或 Dear Madam或 Gentlemen。如果连收信人的性别也无法确定，可以采用 Dear Sir or Madam的形式。如果已知收信人具体职务、职称或其他职业头衔时，可以采用职务或职称来称呼对方。例如：President Lawrence; Dear Export Manager等。
（二）商务信函的正文部分
正文是信函的主体，是信函中昀重要的部分，用于说明写信的目的和主要的通讯内容。正文中一般要简述写信的目的。如果以前有过来往，信函的第一段应提及上次的通信，即写信人表明已经收到对方来信，并以简洁的语句简述一下那封信的内容。中间一段占了信函的主要篇幅，用以充分展开并阐明所要表达的意图或意见。昀后一段称为结束语，提出对阅信人的要求，如请迅速答复等。尽量一段只讲一个问题或一个要求，仍然要求正文简明扼要，条理清楚。
需两页或更多信纸时，应在续页上注明收信人的全名、页数和日期。一封商业信函的正文一般包括以下四个基本部分：开头（ opening or introduction）；细节（ details）；对应（response or action）和结尾（ ending）。请看下图这封信的大体结构。
1开头（写此信的背景）
2细节（举出具体的事实和数字）
3对应（所期望的行动）
4结尾（礼貌结束）
第一部分：说明写这封信的原因是对以前哪封信、合同或文件的应答。
第二部分：说明提出问题和具体要求。
①询问情况或提供相关的细节。
②可分段，每段有一个主题。
③段与段之间应有逻辑上的衔接。
第三部分：说明期望对方所做出的反应和行动或说明写信人将采取的行动。
第四部分：简短、礼貌地过渡到结束。
（三）商务信函的结尾部分
就像两个朋友分别时说“再见”一样，结束信函写作时也要有信尾客套语。信尾也属于信函的一部分，它会传递许多有用的信息，因此这部分是不能被忽视的。一般来说，信尾通常包括两个内容：结尾敬语和签名。
1．结尾敬语：结尾敬语又叫“礼貌结束语”，是信的结尾的标志。结尾敬语分三类。第一类是昀正式信函，第二类为较正式信函，第三类为非正式信函。不同类型信函的开头和结尾都要遥相呼应，也就是说，如果开头语是正式语，结尾语也应是正式语，反之亦然。总之，信函的风格要首尾一致。
常用的结尾敬语一般有 Yours faithfully, Yours truly, Yours sincerely, Very truly yours, Yours very truly, Faithfully yours等，稍显亲近一点的有 Sincerely, Sincerely yours, Cordially等等。
结尾敬语的第一个字母要大写，末尾加逗号。还要注意与前面的称呼相匹配。
2．签名：每封商业信函都必须签名。签名意味着对这封信的内容同意并负有责任。这部分一般位于结尾敬语处三到四行，包括亲笔签名，打字签名。如果写信人有头衔，打字签名下还要加上头衔或职位称呼。为了让收信人辨认清楚写信人的签名，应该在手写体签名的下方，再打印出签字人的姓名全称。
We are anticipating the early arrival of the goods.（信结尾）
Yours sincerely,（结尾敬语）
（1） （2）
Mary Smith 或 For Golden Star Trading Co., Ltd （签名部分）
PP Fred Bolas Jenson Mores
Office Manager Office Manager
（四）商务信函的可选部分
大部分商务信函有时还包括可选部分，即根据具体情况可以增减的部分。
1．参考编号（
Reference Number）。发信人为了在收到对方复信之后能尽快识别与自己发出的哪一封信有关，收信人在回信时为了发信人能够尽快处理自己的信件，通常都会在各自的信笺中写上 Our ref:或 Your reference 等“参考编号”。
2．经办人（
Attention line）。经办人是指公务信函中的公司、机关负责某一具体事务的职员的真实姓名。在发出的信函中“经办人”一栏里把自己的姓名署上，既是负责任的表现，也是为了让收信人单位在回信时把你的姓名写在同一位置，提高办事效率。
经办人姓名写在信内地址和称呼之间，一般在称呼之上空两行之处，居中或加一条下划线以示强调。
3．事由（
Subject / Caption）。“事由”又称“标题”，作用在于突出信函的写作目的或主要内容，使收信人能迅速识别来信意图。事由要简明扼要，昀好不要超过一行。
4．附件（
Enclosure /Encl./ Enc.）。商务信函经常需要附上其他文件以资佐证，这就是“附件”。附件一般包括产品目录、订单、发票、样品或样品图片、样本、价目表、报价单等。附件的标记通常在信笺的左下角。
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