第六章报告的书写
一、高质量报告的重要性
在商业活动、相互往来和教育等环节中，报告是一种重要的交流媒介。它使人们有机会在很短的时间内获得大量信息。据估计，每天会产生各种各样的报告达 2500~3300万份之多。在人生的每一步中，每个人都要与团体中的其他人共享信息。然而，很少有人天生就具备优秀报告者的才能。
报告是会议至关重要的一部分，一份高质量的报告会对会议成功产生积极的影响。同时，有研究证明：平均而言，每个管理者每天要把 50%以上的时间花费在各种会议上，而参加这些会议并不是件让人激动的事情。
有人曾经参加过毫无趣味的研讨会、商业会议或培训会议吗 ? 据新泽西州西奥兰治的激励系统研究，在接受调查的 200个美国公司副总经理中有 40%的人承认，他们在听商业报告时打过瞌睡。他们对商业报告的一般评价是： 51%的人认为报告“有趣或吸引人”；而
44.5%的人认为报告“枯燥而不可忍受”。
如果报告者和会议的组织者提高效率，那么个人和公司的生产力都将得到提高。在当今这个竞争激烈的世界里，提高生产力是至关重要的。而精彩报告所具有强大的说服力将在成功的道路上助你一臂之力。
二、报告的定义和类型
商务报告是报告人对做过的工作或从事过的商务活动向本公司或公司内部的主管部门所做的详细汇报，它提供了具体的信息、数据和意见，是一种高度专业化的交流方式。它是主要针对某种特殊的、有意义的商务目的，向一个人或多个人提供的公正、客观和有计划的事实陈述。报告中所陈述的事实必须与事件、条件、质量、进展、结果、问题或提议的解决方案有关，帮助当事人了解复杂的商业情况，计划进程以及解决问题，使上级领导就一系列事件做出决策。它也可以是商业机构之间进行的一种交流方式。报告的范围很广，其长短规模和复杂程度也不尽相同。一般来说，报告分以下两类：
（一）日常报告
1．
商务代表就商务访问所写的报告
2．
公司经理就部门工作所写的报告
3．
公司设备和维护报告
4．
工作进度报告
5．
安全报告
6．
事故报告
（二）特别报告
1．
对具体信息的要求的反应所作的书面报告
2．
对某一特别课题进行了研究和调查后写出的报告
3．
对某一策略做出改变所作的报告
4．
销售报告和市场调研报告
三、商务报告的基本写作原理
无论是哪种报告，在写作方法上都要遵循以下基本原则。
1．
明确报告的接收对象，分析他们的需要。不同的接收者（如管理人员、技术人员、一般职员）需要的信息不同，在写作时要选择接收者希望得到的信息。
2．
注意客观性和真实性。要如实报告研究调查及其他商业活动的过程和结果。阐述事实本身，少花笔墨去写不相关的细节。
3．
篇章结构安排要清晰明了、合理、逻辑性强。如，报告分几大主要部分，分几个小节，大标题和小标题各是什么。正式的报告要讲究规范性，一般由标题、内容提要、目录、引言、正文、结束语等主要部分组成。简短的或非正式的报告要确定小节标题，要点使用要清晰、醒目。
4．
篇章的组织模式一般为时间先后顺序式，也就是说，按工作进行的先后顺序来组织篇章结构；或者按照各项工作的主次、重要性来组织；也可以将两者有机结合。如在某一段时间内做了几项工作，那就可以在时间总框架内，按工作的主次来组织。
5．
语言要简洁明了，直截了当。报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长，而非正式报告则较短。不论何种报告，报告的语言都必须简洁、流畅，切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力，对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免啰嗦啰唆，用尽可能较少的文字，完整、清楚地表达需要表达的内容。
6．
建议明确果断。多数报告都有结论和建议部分，是报告的核心。撰写时，应确保报告的结论和建议是经过充分论证而得出的，而且应明确果断，切忌模棱两可。
四、商务报告的构成
（一）摘要（Executive Summary）
一份正式且篇幅较长的报告通常要在报告的前面加上摘要。摘要一般不超过一页，是
报告的导言、调查结果、结论和建议的内容总结。这部分一般在整篇报告写好以后再写。非正式或篇幅较短的报告则无需写摘要。写摘要时，应注意以下几点。
1．
尽量限制段落的数量，一般可用三段式：报告的目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。
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