②讲话开始时间；
③讲话持续时间；
④预先通知参与讲话者的内容；
⑤讲话主持人；
⑥需要在讲话上提出的问题；
⑦在讲话过程中为参加讲话者提供的信息。
具体操作时要做到以下几个方面。
（一）阅读手头资料
收集、阅读和分析有关的文件材料，掌握全面的讲话事项和与会者信息，能够对讲话有总体的构想。这期间，可以把讲话中需要获取的信息列成一张表，并留出足够空白以便记录和补充。特别对于惩戒性讲话，这种列表的方法还可以使信息客观化。
（二）制订讲话计划
讲话计划是讲话者控制讲话过程的指南，在制订计划时必须考虑以下问题：
1．
讲话目标；
2．
讲话者个人的目标；
3．
预期的结果；
4．
讲话地点；
5．
与会者姓名；
6．
讲话过程、环节，如开场、进行、资料交换、讨论、总结等；
7．
预计听众会提出的问题并预先准备答案。
三、高效讲话技巧
在人际交往中，当你与别人谈话时，必须始终能意识到双方同时兼有说话者和听话者的双重角色，意识到言语交往的双向性。换言之，要意识到自己的责任不仅是把自己的思想表达清楚，还应考虑怎样谈才能使对方产生兴趣，易于理解，并根据对方的各种反馈信息来调整自己的讲话内容和方式。为此，要注意以下几个方面的问题。
（一）了解听话者
听话者的需要、类型和个性都是决定讲话者采取哪种策略的重要因素。面对不同的听话者，讲话者要采取不同的讲话技巧才能达到满意的效果。
1．
了解听话者的需要。追求需要的满足是人类一切行为的最大动机。要把这些需要全列出来很难，即使只想加以分类也很不容易，而且分类之后反而不容易看出需要所重桑的地方，因此勉强分类会使需要的变化过程变为一幅静止的图画。准备讲话前，有必要了解听话者的那些基本的、可预测的需要。
2．
听话者的需要层次，大致可以包括：生理需要、安全的需要、社会需要、尊重的需要、自我实现的需要、求知的需要、美感的需要等。这几种需要的重要性随着满足度的提高而递减，当一种需要得到满足后，另一种更高层次的需要就会占据主导地位。从激励的角度来看，没有一种需要会完全得到满足，但只要它得到部分的满足，个体就会转向追求其他方面的需要。如果希望说服别人，就必须了解此人目前所处的需要层次，最迫切的需要是什么，然后着重从这一层次的需要出发，晓之以理，动之以情。
3．
如何了解听话者的需要呢？可以通过观察和调查分析得出。我们不可能看透别人的心，但是，听话者的需要可以通过观察他的“语言”、“行动”、“要求”和“态度”得来。讲话的过程，是思想和观点的交锋，也是双方沟通的重要方面。在讲话的过程中，发生着一系列感情因素的变化，并且通过各种方式表现出来，即以非语言方式展现。在讲话时，你可以通过仔细观察听话者的非语言行为变化，了解他的需要、欲望、观点和想法。
（二）选择话题
与熟人交谈，自然可以开门见山地直接引出各种话题，但与人初次相识，或参加一次社交活动，则应认真考虑如何选择话题。初次见面，难免要作一番自我介绍。从某种意义上说，自我介绍是进行社会交往的一把钥匙。这把钥匙如果运用得好，可使你在社交活动中百事如意；反之，就可能给你带来种种困难。那么，怎样作自我介绍才能获得沟通的成功呢？一般说来，自我介绍要讲究适度。有人喜欢先作一番自我贬低式的介绍，以示谦虚
和恭敬，其实这是大可不必的。这样做，对方或许会觉得你是老生常谈，言不由衷；或许可能真的认为你不屑一谈，那就弄巧成拙了。当然，也要避免一开始就炫耀自己博学多才，锋芒毕露，令人生畏；或使人觉得你夸夸其谈，华而不实。只有实事求是，恰如其分地介绍自己，才能给人以诚恳坦率、可以一谈的印象。
在自我介绍之后，就要选择话题了。为了能使话题成为初步交谈的媒介、深入细谈的基础和纵情畅谈的开端，话题应达到的标准是：至少有一方熟悉，能谈；大家感兴趣，爱谈；有展开讨论的余地，好谈。
（三）讲究对话方式
社交性谈话，既不同于个人的自说自话，也不同于当众演讲，而是交往双方构成的听与讲相配合的对话。对话的本质不在于你一句我一句地轮流说话，而在于相互间的呼应。真正成功的对话，应该是相互应答的过程：自己的每一句话都应是对方上一句话的继续，对对方的每句话都应作出反应，并能在自己的说话中适当引用和重复。这样，彼此心理上就真正沟通了。
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