2．读者是谁
?我写的信会影响到谁 ?
3．
信中要谈及什么事情 ?主题的范围是什么？
（二）第二步：写作过程
确定了主题内容后，你就会知道要对这一主题做哪些调研。有时可以凭记忆，有时却需要查找价目单，了解这段时期供货商的情况或者调查客户的背景。在写作之前，需要收集所有你需要的材料，这样可以避免在写第一稿时为了查找某个
具体的事实或信息，突然在写作中间停顿下来。可以分以下几个小的步骤进行。
1．怎样组织这封信？即开头段、中间段和结尾段应该怎样构思？
2．
把将要谈论的要点按顺序在大纲中排列清楚。确保所拟大纲中包括要谈及的所有要点。完成大纲后，再检查一遍要点排列的顺序以确保信函的思路清晰一致。
3．
构思初稿。完成开头段、正文和结尾段的第一稿写作。无论是怎样的一封信——销售信、申请信用卡信、催款信、确认信还是拒绝信，都不外乎这几部分。每一部分都有不同的目的，要尽量遵循具体清晰的语言风格和写作原则。
（三）第三步：修改
修改时要将自己的身份从作者变为读者。从头到尾将文章浏览一遍，就像从来没有读过一样。有可能的话，将第一稿放在一边“晾一晾”，第二天再以新的眼光看，你会觉得有不同的感受。修改信函时需要检查以下几个部分：
1．
这封信的目的是什么？我表达清楚了吗？
2．
信中的要点是按逻辑完整排列的吗？
3．我是否使用了清楚、简单的语言？是否使用了复杂的结构、含义不清的词语或套话、行话？
4．
我使用了主动语态还是被动语态？
5．
修饰语位于被修饰语附近吗？
6．
我是否用昀少的字表达了完整的意思？
7．
句子和段落是否从上一段自然过渡到下一段？
另外，在检查开头段和结尾段时，还要问自己这样的问题：
1．
我这封信引起了读者兴趣并促使他们行动了吗？
2．
信的开头向读者提供了重要信息吗 ?回答了读者的问题了吗？
3．
我使用的语气恰当吗？
4．
昀后一段我提出了具体方案要读者去行动了吗？
5．
如何让读者行动我表达清楚了吗？
四、正确处理不同形式商务信函应遵循的原则
1．清晰。清晰是指把你的信息表述清楚以使收信人能够很容易地理解它。模糊的信文会给双方造成麻烦，继而不可避免地产生更多的信函交流和解释。这样既浪费时间，增加经营费用，也损害了你的商誉和形象。
为了使你的信文清晰，你首先要搞清楚你想说什么，然后再用朴素、简洁的词语表达出来。恰当的、直接的、简洁的英语正是我们所需要的。另外，你应谨慎地选择格式的式样和设计。
2．正确。正确指的是诸如恰当而语法无误的语言、有事实依据的信息、正确而可信的
数字和习惯做法之类的内容。在商务写作中，应特别注意不要在代词、形容词、冠词、动词、副词、连词和分词这几类词上犯错误。
同时，也要注意事实方面的错误，如品名、规格、数量、交易条件、报价、销售折扣、币种、付款方式等，这些都容易出现错误。它们的出现是由于不注意和粗心，如打字不仔细、校对不到位或电脑删改太草率等。对参考资料没有进行必要的查阅也是出现错误的原因。因此，在信息发出之前必须反复检查。
3．
简明。简明是说用尽可能少的文字进行表述。简明的信文应当简洁而完整地表述信息，同时不失清晰和得体。简言之，要说的话一定要说到位，但不能把读者的时间浪费在你的词语上。句子要短，要避免不必要的重复，要删掉过多的细节。简明的信文不意味着篇幅短，若是你的信文涉及大量的信息，即使语言简明，信文也会很长。
4．
具体。具体是指详细、明确、生动而不是模糊和笼统。不论是写首发函还是作答，你必须保证你的信文中涵盖了所有读者借以采取行动的信息。要避免不完整的信息。要么不提及某事，要么就写透。写作中应使用含义准确的表述，避免模糊的观点。不要让读者揣测你的意思。
5．
得体。得体是指在信文中运用良好的人际沟通技巧。得体的信文应当是真挚的、友好的、有修养的、有鉴赏水平的和富于变通的。得体的商务沟通有助于加深你同当前合作伙伴的商业关系和彼此之间的友谊。
得体不是单纯的礼貌，也不是中立或消极。得体具有积极的意义。该严肃的时候，就要严肃，但不要表现出你的气愤，用词要得体。另外，迅速、及时地处理商务沟通中的函件也是一种得体。
6．
体贴。体贴是指当你准备信文的时候，心中要装着你的收信人，要设身处地地说读者想说的话，想读者正在想的事情，体会读者的感受，要尊重读者的感情。换句话说，心中装着你的收信人，从他的观点出发看问题，想象他的处境，按照他的经历看待他出现的问题，进而表达你的观点。进行商务沟通时，应当使用“您”而不是“我”或“我们”。这种深思熟虑的体贴也被称作“以你为中心的态度”、“移情作用”、“将心比心”或“领会人类本性”。
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