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4.1.3 文件分为受控和非受控两类,并以电子版和印刷版两种形式发布。公司内所有活动场所使用的综合质量体系文件和其它必须的外来文件均为受控文件,并加盖“受控文件”印章。
(a)安全质量监察部应至少保存一整套纸版现行有效的公司级综合质量体系文件,并负责向各部门手册管理负责人提供更新的受控印刷版手册或插页。安全质量监察部应建立公司所有受控印刷版手册的分发总台帐,各部门负责建立本部门的受控印刷版手册分发明细台帐。
(b)非受控印刷版手册首页盖有“非受控文件”印章,安全质量监察部不向非受控印刷版手册持有人/单位提供任何修改插页,此类手册仅限于参考使用,对其有效性不实施监控,不能用于公司的生产运行,其持有人/单位可以通过安全质量监察部公布的电子版手册进行更新。
(c)公司所有手册除保留少量印刷版外,均以电子版形式在公司 OA网“公司手册”栏予以公布。安全质量监察部将根据需要向有关单位或个人提供印刷版手册或 OA系统电子版查询路径。各部门如果需要持有印刷版手册或增加其持有的数量,必须经过公司分管副总裁批准,安全质量监察部方可发放。
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(d)电子版文件和纸面文件具有同等效力。电子版文件为受控文件,由安全质量监察部负责提供更新版本。受控电子版和印刷版手册同步更新,如有不一致,以公司 OA网上公布的电子版为准。
5 文件评审与修订
5.1 定期评审与修订
(a)结合内部审核和内部评估,实施文件的定期评审,按实际需要进行正式改版或临时修改的方式进行修订。
(b)日常运行发现综合质量体系文件需要修订时,在公司 OA网 “手册修改审批”栏中起草“公司手册修改审批单”,说明修改理由,并应注明涉及到相关文件连带修改的文件清单,对重要的修改还应附有充分的证据,授权审批人评估其充分性,按审批权限审批后,由安全质量监察部实施发布。
(c)各手册管理员负责组织编写和修订。
(d)各部门手册管理员负责本部门分管手册的管理工作,包括收集、整理本部门对公司有关手册的修改意见,起草修改稿并组织本部门人员对修改稿的审定,负责本部门手册的领取、分发、换页和台帐管理。
(e) 安全质量监察部监督各部门、分公司、二级公司管理手册的建立和完善情况,并在必要时组织各部门管理员进行手册编写和管理培训。
5.2 不定期评审与临时修订
手册持有人/单位及手册使用者有责任在认为手册需要更改或
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修正时及时以书面形式向安全质量监察部提出修改建议,递交修订建议的方式可以直接以电话方式联系标准中心,联系方式如下:
电话:0755-27777384.00755-27771999转 8113
传真:0755-27777384
6 文件的保存与归档
(a)文件经授权人员审核、批准后,安全质量监察部保存全部审批原件,各部门要对所控文件实施执行时效性、现行有效性、持续符合性的管理,同时安全质量监察部对各部门手册管理情况实施监控。
(b)手册持有人可以是某个人或某个单位。当某个单位作为手册持有人时,必须有专人代表本单位负责其手册的管理。部门手册管理员必须建立本部门手册持有人和部门管理的外站手册持有人 /单位台帐及换页记录;
(c)印刷版手册持有人 /单位在收到手册修改插页后,应及时对手册进行更新并填写修改更新记录,对手册的有效性和完整性负完全责任。更换下来的手册废止页不得随意存放,应及时销毁。手册持有人/单位应确保不使用过期作废的手册,并经常通过查阅公司办公网公布的电子版手册的版本,确定所持有的手册是否更
(d)手册持有人应妥善保管好手册,不得涂划。当所持有的手册破损严重影响使用时,由部门出具书面报告,到安全质量监察部办理更换手续,交回破损手册,补发新手册。
(e) 安全质量监察部负责对手册持有人 /单位的手册管理情况
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进行检查,并监督整改。
7 文件的回收与销毁
(a)印刷版手册持有人从公司离职或调换到本公司不需要该手册的岗位时,必须将手册退回安全质量监察部,手册丢失必须赔偿。 (b)各部门应将作废的文件应该提交标准中心统一销毁处理。
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附录 4 记录控制程序
1 目的
规范安全管理体系相关记录的管理。
2 适用范围
安全质量监察部及各生产运行部门
3.0 程序
3.1 航空事故相关资料由公司办公室按档案管理规定保存。
3.2 记录的编号、填写、收集、归档/保存、查询和销毁应满足《质量手册》附录五《综合质量记录控制程序》的要求。其中:
序号 记录 责任部门 介质
报告与安全建议; 安监、各部门 系统
偏差事件调查; 安监、各部门 系统
安全质量通告; 安监、各部门 系统
专项安全检查、监察、安全调研报告;
安全运行审核记录; 安监、各部门 系统
QAR、飞行品质管理系统数据; 安监 系统
公司航空安全指令; 安监 系统
安全绩效评价; 人力、安监 纸质
数字
员工安全档案(事件讲评记录、安全 各部门 纸质
航空安全管理手册
教育记录、安全奖惩记录); 数字
上报局方的航空安全信息和安全运行信息; 安监 纸质
局方安全指令、整改通知书和建议书; 安监 系统
风险管理相关记录(含危险源清单、控制措施及验证记录); 各部门、安监 系统
数字
13 分析总结报告。
13.1 安全运行周报 安监 数字
13.2 月报
13.2.1 含安委会资料 安监 数字
13.2.2 部门工作总结和计划 各部门 数 字 / 纸质
13.2.3 半年工作总结报告和年度工作总结报告(含安全管理方案); 各部门、安监 数字
中国航空网 www.aero.cn
航空翻译 www.aviation.cn
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